Правила выдачи подотчетных сумм и предоставления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года № 40 (смотрите Письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 года №18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»).

При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

• Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

• Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

• Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

1. Ознакомьтесь с приказом руководителя по подотчетным лицам и неукоснительно его выполняйте

В организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

• перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;

• требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов;

• срок, на который выдаются подотчетные суммы;

• порядок представления и утверждения авансовых отчетов

2. Представьте в бухгалтерию авансовый отчет по израсходованным суммам в сроки, установленные приказом руководителя

Читайте указания Госкомстата по заполнению авансового отчета (прилагаются).

3. Проконтролируйте наличие полного комплекта первичных документов прилагаемых к авансовому отчету и правильность их оформления.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм (например, товарная накладная № Торг-12, приходный кассовый ордер № КО-1, расходный кассовый ордер № КО-2 и т.д.). Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией (например, товарный чек, закупочный акт, документ, предоставляемый по требованию покупателей организациями, уплачивающими единый налог на вмененный доход) должны содержать следующие обязательные реквизиты в соответствии с требованиями ст.9 Закона РФ «О бухгалтерском учете»:

• наименование;

• дату составления;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц

Перечень первичных документов, подтверждающих целевое расходование подотчетных средств, может быть различным. Возможные варианты:

Работник как представитель организации.

Работник, выступающий от имени организации, должен иметь доверенность.

Работник, выступающий от имени организации, обязан представить следующие первичные документы:

- квитанцию к приходному ордеру или кассовый чек;

- счет-фактуру;

- товарную накладную.

Накладная должна быть унифицированной формы ТОРГ-12

Работник как частное лицо, действующее без доверенности, обязан представить следующие первичные документы:

- квитанцию к приходному ордеру или кассовый чек;

- товарный чек.

Товарные чеки без кассовых чеков бухгалтерия не примет.

Требования к оформлению кассового чека:

Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации;

• идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);

• заводской номер контрольно-кассовой машины (ККМ);

• порядковый номер чека;

• дата и время покупки (оказания услуги);

• стоимость покупки (услуги);

• признак фискального режима.

 Требования к оформлению товарного чека

Товарный чек служит основанием для принятия приобретённых ценностей на учёт. Форма товарного чека не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В связи с этим налогоплательщики вправе самостоятельно утверждать форму товарного чека, соблюдая при этом положения Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" об обязательных реквизитах. Т.О. товарный чек должен содержать следующие реквизиты:

• наименование;

• дату составления;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц

4. Обобщенные группы приобретенных товаров (канцтовары, хозтовары, запчасти и прочее) в товарном чеке должны быть расшифрованы

5. Предельно внимательно контролируйте оформление первичных документов в случае приобретения товаров или оплаты услуг в организациях и у индивидуальных предпринимателей, являющихся плательщиками единого налога на вмененный доход (ЕНВД).

Плательщики ЕНВД могут не применять контрольно-кассовую технику. Но при этом есть одно условие: по требованию покупателя (клиента) должен выдаваться документ, подтверждающий оплату товаров (работ, услуг), с реквизитами, которые указаны в п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". Таким документом может быть, например, товарный чек или квитанция.

Документ, подтверждающий прием денежных средств, выданный плательщиком ЕНВД, должен соответствовать требованиям законодательства. Только в этом случае данный документ будет иметь силу кассового чека и служить подтверждением произведенных расходов. Согласно положениям ст.2.1 Федерального закона N 54-ФЗ его обязательными реквизитами являются:

• наименование документа;

• порядковый номер документа, дата выдачи;

• наименование - для организации (фамилия, имя, отчество-для индивидуального предпринимателя);

• идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;

• наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

• сумма оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;

• должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его личная подпись

Рекомендация подотчетным лицам: приобретайте товары и услуги в организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые предоставляют полный пакет первичных документов, включающий кассовые и товарные чеки (накладные). Наличие полного пакета документов поможет избежать претензий со стороны контролирующих органов.

6. Оплачивая услуги в интересах организации, обращайте внимание на первичный документ, подтверждающий произведенные расходы. Таким документом может быть бланк строгой отчетности.

Бланк строгой отчетности (далее БСО) — документ, выдаваемый вместо чека ККМ при расчетах с населением за оказанные услуги.

БСО не используются при продаже товаров.

Предположим, что расходы подотчетного лица удостоверены БСО. На что следует обратить внимание?

Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным

постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 (далее - Положение N 359). Прежде всего бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.

Простой компьютер для тиражирования бланков использован быть не может

При изготовлении бланка строгой отчетности типографским способом должны быть учтены все реквизиты, установленные Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359:

а) наименование документа, шестизначный номер и серия;

б) наименование и организационно-правовая форма - для организации;

фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;

в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

д) вид услуги;

е) стоимость услуги в денежном выражении;

ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

з) дата осуществления расчета и составления документа;

и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем.

7. Чтобы небольшие документы (товарные чеки, билеты, квитанции гостиниц и прочее) не потерялись, размещайте их на листе формата A4, скрепляя степлером.

8. Авансовые отчеты бухгалтерия примет только у тех, кому выдавали деньги под отчет. Перерасход по авансовому отчету возместят, если в подотчете была хотя бы небольшая сумма. Если нет – авансовый отчет бухгалтерия не примет.

9. Непотраченные деньги верните в кассу организации.

10. Обеспечивайте полное соответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.